Gunningscriteria: aanbestedingsdocumenten vertellen een ander verhaal

In iedere aanbesteding wordt in de aankondiging van de opdracht het hoofdgunningscriterium opgegeven: beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), laagste prijs of laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Wordt het gunningscriterium zoals vermeld in de aankondiging daadwerkelijk gehanteerd? TenderNed zocht het uit.

Het is niet altijd wat het lijkt
Bij 6,6% van de 4.129 aanbestedingen die binnen de scope van deze analyse vallen, wordt in de aankondiging vermeld dat het hoofdgunningscriterium laagste prijs is. Maar kijken we naar de gehanteerde criteria in de aanbestedingsdocumenten, dan blijkt dat maar liefst 15,1% van de aanbestedingen wordt gegund op laagste prijs. Het komt dus regelmatig voor dat in de publicatie van de aankondiging wordt opgegeven dat er sprake is van BPKV, maar in werkelijkheid enkel prijscriteria worden toegepast.

Per sector
In de tabel hieronder tonen we de sectoren waarin het vaakst gegund wordt op laagste prijs. In vrijwel al deze sectoren valt op dat deze percentages een stuk hoger zijn dan in de publicatie van de aankondiging is opgegeven. De sector 'verzekeringen' springt hier het meest uit. Waar bij 2,8% van die aankondigingen wordt aangegeven dat er op laagste prijs gegund wordt, blijkt uit de aanbestedingsdocumenten dat bij 34,6% van de aanbestedingen enkel prijscriteria worden gehanteerd. De sector 'openbare verlichting' is de enige waarbij het verschil relatief meevalt.

Uitgangspunten analyse

• Alle aankondigingen van opdracht van het afgelopen halfjaar zijn meegenomen in de analyse.
• Het laagste kosten criterium wordt amper gebruikt; zo’n 10 keer in het afgelopen jaar. Dit laten we daarom buiten beschouwing.
• In vrijwel alle gevallen staan de gunningscriteria verder uitgewerkt in de aanbestedingsdocumenten. Hier staan de exacte criteria en de bijbehorende wegingen vermeld. In sommige gevallen is het niet mogelijk om de weging van een criterium te bepalen. Dit is bijvoorbeeld het geval als gunningscriteria kunnen zorgen voor een fictieve korting op de beoordelingsprijs of als de beoordelingsprijs wordt bepaald door het inschrijfbedrag te delen door het aantal behaalde kwaliteitspunten. In beide gevallen is echter wel duidelijk dat er gegund wordt op BPKV.
• Vanuit de aanbestedingsdocumenten hebben we opnieuw het hoofdgunningscriterium bepaald. Als er alleen prijscriteria zijn toegepast, dan beschouwen we het hoofdgunningscriterium als laagste prijs. Zien we dat er minimaal één kwaliteitscriteria is toegepast, dan beschouwen we dit als BPKV. Het maakt hierbij niet uit of de wegingen bekend zijn of hoe hoog die wegingen zijn.
• Gunningscriteria kunnen per perceel verschillen, het is dus mogelijk dat binnen een aanbesteding één perceel op laagste prijs wordt gegund en een ander perceel op BPKV. Dit komt maar bij 0,5% van de aanbestedingen voor. Om die reden analyseren we dit op aanbestedingsniveau (en niet op perceelniveau).

Data uit aanbestedingsdocumenten
We zijn continu bezig de kwaliteit van aanbestedingsdata te verhogen. Een belangrijk traject dit jaar is om de data uit aanbestedingsdocumenten in onze analyse-omgeving te zetten. In de aanbestedingsdocumenten is namelijk veel informatie ‘verstopt’. Dit levert interessante inzichten op, bijvoorbeeld hoe vaak indexatie wordt toegepast in contracten. En maakt de verschillen tussen de informatie in de aankondiging en de informatie in de documenten inzichtelijk.

Bron: TenderNed